Matrimoni, cene aziendali e feste sono eventi che nascono da una telefonata e finiscono, troppo spesso, in un foglio Excel o in una catena di messaggi. Chi organizza banqueting e catering deve tenere insieme data, numero di ospiti, luogo, preventivo e acconto, e accorgersi in tempo se due eventi si sovrappongono. Il modulo Eventi e banqueting di Contatto CRM è pensato per questo: gestisce il percorso dalla richiesta del cliente al preventivo accettato.
Dalla richiesta al preventivo
Il cliente compila una pagina di richiesta con il nome del tuo locale, dove indica tipo di evento, data e numero di ospiti e dà il consenso privacy. Puoi anche inserire tu l’evento dopo una telefonata. Ogni evento ha data, ospiti, luogo, cliente, preventivo e acconto.
- Preventivo a righe: menu a persona, servizi, extra e sconti. Se cambia il numero di ospiti, il totale si ricalcola.
- Importi con nota IVA: puoi indicare se gli importi sono IVA inclusa o esclusa. La piattaforma non calcola l’IVA.
- Acconto o caparra: con data, nota e saldo residuo.
- Link per il cliente: stampabile o salvabile in PDF, con le risposte «Accetto» o «Chiedo modifiche».
Stati dell’evento e calendario
Ogni evento passa per stati chiari: Richiesta, Preventivo inviato, Confermato, Svolto e Perso (con il motivo). Il calendario mensile avvisa se due eventi si sovrappongono nello stesso luogo: è solo un avviso, la decisione resta tua.
Collegamenti con gli altri moduli
Il modulo funziona anche da solo, ma si può collegare alle Trattative di Gestione Commerciale, creandole direttamente dalla scheda evento. Fa parte del gruppo Ristorazione, insieme a prenotazione tavoli, QR menu e registro HACCP. Per le comunicazioni con i clienti puoi usare anche il modulo WhatsApp e il calendario degli appuntamenti.
Privacy dei dati
I dati personali degli eventi svolti o persi (nome, telefono, e-mail e note) vengono cancellati automaticamente dopo 24 mesi.
Costi
Al momento della pubblicazione il modulo costa 15 euro al mese per organizzazione, oltre al canone base e più IVA. L’attivazione, la configurazione o l’affiancamento dedicato sono facoltativi, a 60 euro l’ora a consuntivo. Per i prezzi aggiornati usa il calcolo del preventivo online.
Contatto CRM è un gestionale modulare per PMI: parti da ciò che serve e aggiungi moduli in seguito. Trovi una panoramica nella pagina del servizio Contatto CRM e l’elenco dei settori su contatto.online.
Perché un foglio Excel non basta
All’inizio un foglio di calcolo sembra sufficiente, ma con l’aumentare degli eventi i problemi si ripetono sempre uguali:
- la richiesta del cliente arriva per telefono, e-mail e messaggi, e non è mai tutta nello stesso posto;
- il preventivo si rifà a mano ogni volta che cambia il numero degli ospiti;
- nessuno ricorda se l’acconto è stato versato e quanto resta da saldare;
- due eventi nello stesso luogo e nella stessa data si scoprono troppo tardi;
- i dati dei clienti restano archiviati senza una regola e senza scadenza.
Un esempio: dal primo contatto a un matrimonio confermato
- La richiesta. La coppia compila la pagina del tuo locale: tipo di evento, data, numero di ospiti e consenso alla privacy. L’evento nasce nello stato «Richiesta».
- Il preventivo. Prepari le righe: menu a persona, servizi e extra, con eventuali sconti. Se gli ospiti passano da 80 a 100, il totale si ricalcola da solo. Indichi se gli importi sono con IVA inclusa o esclusa.
- La risposta del cliente. Invii il link: la coppia lo legge, lo può stampare o salvare in PDF e risponde «Accetto» oppure «Chiedo modifiche». Lo stato diventa «Preventivo inviato» e poi «Confermato».
- L’acconto. Registri la caparra con data e nota, e il saldo residuo è sempre visibile.
- Il giorno dell’evento. Il calendario mensile mostra tutti gli eventi e ti avvisa se due si sovrappongono nello stesso luogo. A evento concluso lo imposti su «Svolto»; se salta, su «Perso», indicando il motivo.
Domande frequenti
Il modulo funziona senza le Trattative? Sì. Il collegamento con le Trattative Kanban è facoltativo e si crea direttamente dalla scheda dell’evento.
Il cliente deve registrarsi? No: compila la pagina di richiesta e risponde al preventivo dal link che riceve.
Calcola l’IVA? No: la piattaforma non calcola l’IVA, e permette di indicare se gli importi sono inclusi o esclusi.
Il calendario impedisce le sovrapposizioni? No, mostra un avviso: la decisione di confermare resta a chi gestisce gli eventi.
Cosa succede ai dati dei clienti? Per gli eventi svolti o persi, nome, telefono, e-mail e note vengono cancellati automaticamente dopo 24 mesi.
Come iniziare
Se gestisci banqueting, catering o un ristorante con eventi privati, parti dal calcolo del preventivo scegliendo il modulo, oppure scrivici dalla pagina contatti: ti aiutiamo a impostare il tuo locale, la pagina di richiesta e il testo del preventivo.