Chi cerca un CRM gratuito di solito ha un’azienda piccola, un elenco di clienti sparso tra Excel, rubrica e WhatsApp e poca voglia di spendere prima di aver provato. È un buon punto di partenza, ma conviene sapere che «gratis» ha quasi sempre un limite: pochi utenti, poco spazio, funzioni di base o strumenti che si pagano appena l’attività cresce. In questa guida mettiamo a confronto sei CRM adatti alle PMI, con i vantaggi e i limiti di ciascuno.
Una precisazione onesta: il primo della lista, Contatto CRM, è il gestionale che sviluppiamo noi e non è gratuito, ma costa poco. Lo abbiamo messo in testa perché è pensato per le PMI italiane; gli altri cinque hanno un piano gratuito vero e proprio. I dati su piani e prezzi sono stati verificati a novembre 2026 su fonti pubbliche e possono cambiare: prima di scegliere controlla sempre il sito ufficiale di ogni prodotto.
Il confronto in breve
| CRM | Costo di partenza | Punto di forza | Limite principale |
|---|---|---|---|
| Contatto CRM | 30 € al mese + IVA (pacchetto base) | Modulare, in italiano, con moduli per settore | Non ha un piano gratuito |
| HubSpot CRM | Gratuito | Contatti e trattative senza tetti dichiarati | Poche postazioni nel piano gratuito |
| Zoho CRM | Gratuito fino a 3 utenti | Lead, contatti e trattative con report di base | Automazioni e integrazioni limitate |
| Bitrix24 | Gratuito | Utenti illimitati | Spazio limitato (5 GB) e funzioni ridotte |
| Brevo | Gratuito | CRM collegato all’e-mail marketing | Invii giornalieri limitati, CRM semplice |
| Odoo CRM | Gratuito con una sola app | Utenti illimitati e crescita a moduli | Con una sola app non copri tutto il gestionale |
1. Contatto CRM: il gestionale modulare per PMI e agenti
Contatto CRM è il gestionale modulare di Dato Digitale per piccole e medie imprese e reti di agenti commerciali. Non è un CRM gratuito: il pacchetto base costa 30 euro al mese più IVA, con supporto e assistenza inclusi. Cosa ottieni in cambio è un sistema che parte semplice e cresce con te, senza pagare funzioni che non usi.
- Pacchetto base: anagrafica clienti con gruppi e controllo dei duplicati, import ed export in Excel e CSV, calendario, prenotazione appuntamenti e attività da fare.
- Moduli da aggiungere: trattative con vista Kanban, WhatsApp, e-mail, calendario di team, prospect, agenti, ore e commesse, preventivi e collegamento con Claude per aggiornare i dati a voce o con un messaggio. I moduli aggiuntivi partono da 10 euro al mese più IVA.
- Moduli per il tuo settore: ristorazione, officine, impiantisti, commercialisti, servizi alle imprese ed edilizia. Ne abbiamo parlato in CRM per officine e CRM per commercialisti.
Per chi è adatto: chi vuole un CRM in italiano, con prezzi chiari e la possibilità di aggiungere solo ciò che serve, soprattutto se lavora in un settore con esigenze specifiche. Il limite: non c’è un piano gratuito da usare senza scadenza. Puoi conoscerlo dal sito contatto.online.
2. HubSpot CRM
HubSpot è probabilmente il nome più noto tra i CRM gratuiti. Secondo le fonti che abbiamo consultato, il piano gratuito permette di archiviare contatti, aziende, trattative e ticket senza un tetto dichiarato, con un’interfaccia pulita e facile da imparare.
Per chi è adatto: piccoli team che vogliono iniziare subito con un nome affidabile. Il limite: il numero di postazioni è molto ridotto (le fonti parlano di due utenti) e gli strumenti di marketing gratuiti sono limitati e riportano il marchio HubSpot. Alcune funzioni, come WhatsApp, richiedono i piani a pagamento superiori.
3. Zoho CRM
L’edizione gratuita di Zoho CRM è pensata per un massimo di 3 utenti e comprende lead, contatti, account e trattative, flussi di lavoro di base, report e app mobile.
Per chi è adatto: micro-imprese o studi con tre persone che vogliono una pipeline vendite ordinata. Il limite: le automazioni e le integrazioni con altri strumenti sono contenute e l’invio di e-mail di massa non è incluso; oltre i tre utenti si passa a un piano a pagamento.
4. Bitrix24
Bitrix24 ha una caratteristica rara: nel piano gratuito il numero di utenti non è limitato. Oltre al CRM comprende strumenti di collaborazione come chat, attività e telefonia, con 5 GB di spazio nel cloud.
Per chi è adatto: team numerosi che vogliono CRM e lavoro di gruppo nello stesso posto. Il limite: lo spazio di archiviazione si esaurisce presto con documenti e allegati, le funzioni del CRM gratuito sono ridotte rispetto ai piani a pagamento e l’interfaccia, ricchissima, richiede un po’ di tempo per essere configurata.
5. Brevo
Brevo nasce come piattaforma di e-mail marketing e offre un CRM gratuito collegato agli invii. È utile se il tuo lavoro ruota intorno a newsletter, campagne e messaggi automatici. Il piano gratuito prevede circa 300 e-mail al giorno.
Per chi è adatto: chi vuole gestire i contatti e comunicare con loro via e-mail nello stesso strumento. Il limite: il CRM è semplice, l’automazione ha un tetto sul numero di contatti e il piano gratuito è pensato per un solo utente.
6. Odoo CRM
Odoo è una suite di applicazioni aziendali. Con la formula «One App Free» puoi usare una sola app gratis, con utenti illimitati: scegliendo il CRM non paghi per utente. Quando vuoi aggiungere altre applicazioni, come fatturazione o magazzino, passi a un piano a pagamento.
Per chi è adatto: chi prevede di crescere verso un gestionale completo. Il limite: con una sola app non copri tutti i processi e la configurazione iniziale richiede competenze o un partner.
Quando il piano gratuito non basta più
I CRM gratuiti vanno benissimo per cominciare, ma ci sono segnali chiari che è ora di cambiare:
- i collaboratori sono più degli utenti consentiti e ci si passa le credenziali;
- servono WhatsApp, e-mail e preventivi collegati alla scheda cliente;
- il settore richiede funzioni particolari (officina, ristorazione, studio professionale, impianti);
- i dati dei clienti sono sparsi tra più strumenti gratuiti che non si parlano;
- la maggior parte del tempo va nel copiare informazioni da un posto all’altro.
In questi casi un CRM a canone contenuto, come un pacchetto base da 30 euro al mese, spesso costa meno del tempo perso a far lavorare insieme strumenti diversi.
Come scegliere: sei domande da farti
- Quante persone lo useranno? È il limite più comune dei piani gratuiti.
- Quali canali usi con i clienti? E-mail, telefono, WhatsApp, appuntamenti.
- Hai esigenze del tuo settore? I moduli verticali fanno la differenza.
- Dove sono i dati? Controlla informativa privacy, esportazione dei dati e lingua del supporto.
- Quanto costa crescere? Guarda il prezzo del primo piano a pagamento, non solo quello gratuito.
- Chi ti aiuta all’inizio? Un affiancamento ben fatto fa risparmiare settimane.
Domande frequenti
Esiste davvero un CRM completamente gratuito?
Esistono piani gratuiti utilizzabili senza scadenza, ma sono limitati per utenti, spazio o funzioni. Per un’azienda con più persone che lavorano sui clienti, quasi sempre arriva il momento di passare a un piano a pagamento.
Qual è il miglior CRM gratuito per una piccola impresa?
Dipende da cosa conta di più: HubSpot per semplicità, Zoho CRM per un piccolo team di tre persone, Bitrix24 per molti utenti, Brevo se lavori molto con l’e-mail, Odoo se vuoi crescere a moduli.
Perché Contatto CRM non è gratuito?
Perché include supporto e assistenza e si adatta al tuo settore con moduli dedicati. Il pacchetto base costa 30 euro al mese più IVA e i moduli aggiuntivi partono da 10 euro al mese più IVA; i prezzi aggiornati sono su contatto.online.
Posso importare i miei clienti da Excel?
Sì, con quasi tutti i CRM. In Contatto CRM l’import e l’export in Excel e CSV sono inclusi nel pacchetto base, con controllo dei duplicati.
Conviene un CRM o basta un foglio di calcolo?
Un foglio va bene per poche decine di clienti. Quando servono promemoria, storico delle conversazioni e più persone al lavoro, un CRM evita errori e dimenticanze.
Il CRM come punto di partenza per i processi
Un CRM funziona meglio quando fa parte di un percorso: prima si mappa come lavora l’azienda, poi si automatizza con il gestionale e, dove ha senso, con agenti di intelligenza artificiale. Ne parliamo nel servizio di gestione dei processi aziendali.
Se vuoi capire quale soluzione è adatta a te, scopri Contatto CRM e chiedi una dimostrazione su contatto.online.